Com fer reunions eficaces
En qualsevol entorn laboral o professional les reunions són habituals. Encara que organitzar una reunió pot semblar senzill, no ho és tant si volem que aquestes siguin reunions eficaces. Molts de nosaltres hem assistit a reunions llargues que no aporten gens i en les quals, en finalitzar, no podem establir cap conclusió d’interès. Per això, és important adoptar una sèrie de recomanacions, perquè les reunions que organitzis tinguin l’eficàcia esperada.
Consells per muntar reunions eficaces
El primer que has de valorar, a l’hora d’organitzar una reunió, és si realment és necessària. Molts assumptes poden resoldre’s amb una petita conversa, un correu electrònic o una trucada i no requereixen convocar una reunió (amb tot el que implica).
Si has valorat que és necessària, la seva organització suposa tenir en compte el següent:
– Estableix un objectiu
El primer que has de tenir molt clar, quan vas a organitzar una reunió, és: per què fas la reunió? I, què pretens aconseguir amb la seva celebració? Si et fixes un objectiu molt concret, podràs anar conduint la reunió cap a ell i evitar qualsevol desviació que et faci perdre el focus.
– Seleccionar als assistents
En funció de l’objectiu que hagis marcat per a la reunió, hauràs de decidir a qui pot interessar o qui et pot interessar a tu portar a la reunió. Triar adequadament a les persones que acudiran, així com el nombre d’assistents, tindrà un efecte determinant en l’eficàcia. Si convoques a moltes persones, has d’organitzar bé els temps, perquè no se’t vagi de les mans.
– Ordre del dia
Una activitat que ajuda en gran mesura a aconseguir el teu objectiu en la reunió és fixar un ordre del dia. En aquest document es recolliran els temes a tractar i l’ordre en el qual seran abordats. Si et cenyeixes a aquest ordre del dia, és més probable que puguis controlar la teva reunió.
– Horari
És fonamental que tots els assistents estiguin informats, des del començament, sobre la durada. Hauràs d’establir una hora d’inici i una altra de finalització i assegurar que aquest horari es complirà de manera estricta.
– Participació
Si vols treure tot el suc a una reunió, és important que aconsegueixis que tots els assistents s’impliquin i participin. Per a això, pots aplicar diverses tècniques que t’ajudin a fomentar la participació de tots els presents. Una tècnica que cull molt èxit és la basada en Lego Serious Play. Consisteix a utilitzar peces de Lego per, entre tots, construir una proposta en la qual els presents en la reunió fan la seva aportació. Cada participant posa la seva peça en la construcció global i aporta la seva opinió.
Sens dubte, si segueixes aquests consells, tindràs més possibilitats que les teves reunions siguin eficaces i no acabin convertint-se en un fracàs.
