Cómo hacer reuniones eficaces

En cualquier entorno laboral o profesional las reuniones son habituales. Aunque organizar una reunión puede parecer algo sencillo, no lo es tanto si queremos que estas sean eficaces. Muchos de nosotros hemos asistido a reuniones largas que no aportan nada y en las que, al finalizar, no podemos establecer ninguna conclusión de interés. Por ello, es importante adoptar una serie de recomendaciones, para que las reuniones que organices tengan la eficacia esperada.

Consejos para montar reuniones eficaces

Lo primero que debes valorar, a la hora de organizar una reunión, es si realmente es necesaria. Muchos asuntos pueden resolverse con una pequeña conversación, un correo electrónico o una llamada y no requieren convocar una reunión (con todo lo que implica).

Si has valorado que es necesaria, su organización supone tener en cuenta lo siguiente:

– Establece un objetivo

Lo primero que debes tener muy claro, cuando vas a organizar una reunión, es ¿para qué haces la reunión? y ¿qué pretendes conseguir con su celebración? Si te fijas un objetivo muy concreto, podrás ir conduciendo la reunión hacia él y evitar cualquier desviación que te haga perder el foco.

– Seleccionar a los asistentes

En función del objetivo que hayas marcado para la reunión, deberás decidir a quién puede interesarle o quién te puede interesar llevar a la reunión. Elegir adecuadamente a las personas que acuden, así como el número de asistentes, tendrá un efecto determinante en la eficacia. Si convocas a muchas personas, debes organizar bien los tiempos, para que no se te vaya de las manos.

– Orden del día

Una actividad que ayuda, en gran medida, a conseguir tu objetivo en la reunión es fijar un orden del día. En este documento se recogerán los temas a tratar y el orden en el que serán abordados. Si te ciñes a este orden del día, es más probable que puedas controlar tu reunión.

– Horario

Es fundamental que todos los asistentes estén informados, desde el comienzo, sobre la duración. Deberás establecer una hora de inicio y otra de fin y asegurar que este horario se cumplirá de manera estricta.

– Participación

Si quieres sacar todo el jugo a una reunión, es importante que consigas que todos los asistentes se impliquen y participen. Para ello, puedes aplicar diversas técnicas que te ayuden a fomentar la participación de todos los presentes. Una técnica que cosecha mucho éxito es la basada en Lego Serious Play. Consiste en utilizar piezas de Lego, para, entre todos, construir una propuesta en la que los presentes en la reunión aportan. Cada participante pone su pieza en la construcción global y aporta su opinión.

Sin duda, si sigues estos consejos, tendrás más posibilidades de que tus reuniones sean eficaces y no acaben convirtiéndose en un fracaso.